✨ Fiche d'Aide à la Décision

FAD

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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

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Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

[INFORMATION MANQUANTE - Données insuffisantes dans les notes]

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

[QUALITÉ INSUFFISANTE - Nombre insuffisant de règles de gestion (minimum 3 points requis)]

3.4. Documents et statistiques

**3.4. Documents et statistiques pour le processus "Planification"**
* Commande d'achat fournisseur : Document officiel à transmettre au fournisseur, incluant les Incoterms, délais de livraison et références articles.
* Rapport de suivi des commandes : État quotidien listant les commandes en attente de livraison avec indicateurs de retard.
* Document d'entrée en stock : Document à générer à la réception des marchandises, incluant la pièce scannée et les informations de traçabilité.
* Document de contrôle qualité : Document créé pour valider la qualité des marchandises, incluant les types de documents d'inspection et les résultats des inspections.
* Document de spécification : Document à générer pour les commandes, incluant les spécifications techniques et les exigences de qualité.
* Suivi des lead times fournisseurs : Indicateur pour suivre les délais de livraison des fournisseurs.
* Suivi des demandes de devis : Indicateur pour suivre les demandes de devis et les réponses des fournisseurs.
* Écart budgétaire : Indicateur pour suivre les écarts entre les budgets et les dépenses réelles.
* Taux de conformité qualité : Indicateur pour suivre la qualité des marchandises et les résultats des inspections.
* Processus de création de la commande d'achat fournisseur : Le processus de création de la commande d'achat fournisseur inclut la génération du document de commande, la transmission au fournisseur et la validation de la commande.
* Processus de suivi des commandes : Le processus de suivi des commandes inclut la génération du rapport de suivi des commandes, la mise à jour des indicateurs de retard et la notification aux parties prenantes.
* Processus de contrôle qualité : Le processus de contrôle qualité inclut la création du document de contrôle qualité, l'inspection des marchandises et la validation de la qualité.
* Processus de gestion des documents : Le processus de gestion des documents inclut la génération des documents, la stockage des documents dans SharePoint et la mise à jour des indicateurs de conformité qualité.

3.5. Volume des données

**3.5. Volume des données pour le processus "Planification"**
• 50 commandes d'achat mensuelles en moyenne, avec pics à 80 pendant les périodes de projet.
• 200 lignes de commande quotidiennes à traiter dans le module achats.
• Traitement des documents d'entrée en stock : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
• Traitement des documents d'inspection : 1 document par commande (s'il n'y a pas de série ou lot)
• Traitement des lignes budget pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
• Croissance estimée à 15% par an sur les volumes de transactions.
• Évolution prévue des volumes de commandes d'achat en fonction des périodes de projet.

3.6. Écarts critiques et interfaces

**3.6. Écarts critiques et interfaces pour le processus "Planification"**
• Le processus de planification nécessite une adaptation du workflow standard de Business Central pour prendre en compte les spécificités de la conception détaillée poussant à l'usage de pièces. Il est nécessaire de définir des seuils de qualité dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la qualité, ce qui ajoutera le document de qualité à la procédure. De plus, il est possible de bloquer les livraisons si les informations de lot ne sont pas validées.
• La gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée nécessite une intégration avec la fonctionnalité de gestion des statuts de Business Central.
• Connexion nécessaire avec le système de gestion de la qualité pour l'import automatique des informations de lot et la validation de la qualité.
• Interface avec le système de gestion de la chaîne d'approvisionnement pour la gestion des statuts de livraison et la possibilité de bloquer les livraisons.
• Délai supplémentaire pour le développement de l'interface de gestion de la qualité et la validation de la qualité.
• Risque de non-conformité aux exigences de qualité si les informations de lot ne sont pas validées avant la livraison.
• Risque de perte de temps et de ressources si les statuts de livraison ne sont pas gérés correctement.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

[INFORMATION MANQUANTE - Données insuffisantes dans les notes]

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

**4.3. Principales règles de gestion pour le processus "Traitement d’une livraison directe"**
• **Toute livraison directe doit être soumise à un flux d'approbation formalisé** : Les règles de déclenchement seront basées sur le montant total de la livraison (ex: approbation CEO+CFO pour >10,000 CHF). Le workflow d'approbation doit être configuré pour impliquer un groupe d'approbateurs possibles, tels que le CEO et le CFO.
• **Contrôle qualité obligatoire** : Le Chef de Projet (CP) doit donner l’instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi avant de valider la réception. Le responsable qualité doit valider le processus en créant un document de contrôle qualité.
• **Numéro de projet obligatoire** : Le numéro de projet doit être obligatoire sur le devis pour lier la commande au projet. Lorsqu’un Incoterm est renseigné, la ville doit être précisée.
• **Création d’un document de contrôle qualité** : Lorsque le responsable qualité valide, la réception est validée. Le document de contrôle qualité doit résumer les choses à contrôler, demander des photos et le numéro de lot ou série (si paramétré en tant que suivi par lot).
• **Possibilité de réceptionner sans contrôle qualité immédiat** : Il est possible de réceptionner sans contrôle qualité immédiat, puis de réaliser le contrôle plus tard au niveau des séries/lots.
• **Gestion des certificats** : La qualité doit gérer les certificats par le Contrôle Qualité. Il n'y a pas nécessairement le besoin d'avoir les certificats pour toutes les approbations.
• **Approbation par un groupe d'approbateurs** : L'approbation par un groupe d'approbateurs possible (p.ex CEO+CFO) est possible.
• **Livraison partielle** : Il est possible de créer un contrôle qualité doc qui résume les choses à contrôler/demande de photos/ n° de lot ou série (si paramétré en tant que suivi par n lot) pour les livraisons partielles.

4.4. Documents et statistiques

• Commande d'achat fournisseur : Document officiel à transmettre au fournisseur, incluant les Incoterms, délais de livraison et références articles.
• Rapport de suivi des commandes : État quotidien listant les commandes en attente de livraison avec indicateurs de retard.
• Document d'entrée en stock : Document à générer à la réception des marchandises, contenant les informations de traçabilité.
• Document de contrôle qualité : Document créé pour valider la qualité des marchandises, contenant les résultats des inspections.
• Tableau de bord des achats : Vue consolidée mensuelle présentant les engagements par projet et les écarts budgétaires.
• Suivi des lead times fournisseurs : Tableau de bord pour suivre les délais de livraison des fournisseurs.
• État des commandes en retard : Rapport pour identifier les commandes en retard et les causes.
• Écarts budgétaires : Tableau de bord pour suivre les écarts entre les prévisions et les réalités.
• Suivi des demandes : Tableau de bord pour suivre les demandes de devis et les documents associés.
• Gestion des Incoterms : Processus pour gérer les Incoterms et les délais de livraison.
• Suivi des commandes : Processus pour suivre les commandes en attente de livraison et les indicateurs de retard.
• Gestion des documents d'entrée en stock : Processus pour générer et archiver les documents d'entrée en stock.
• Gestion des documents de contrôle qualité : Processus pour créer et archiver les documents de contrôle qualité.
• Gestion des tableaux de bord : Processus pour créer et mettre à jour les tableaux de bord des achats.

4.5. Volume des données

**4.5. Volume des données pour le processus "Traitement d’une livraison directe"**
• 50 commandes d'achat mensuelles en moyenne, avec pics à 80 pendant les périodes de projet.
• 200 lignes de commande quotidiennes à traiter dans le module achats.
• 1 document par commande (s'il n'y a pas de série ou lot) pour les types de documents d'inspection.
• Traitement des documents d'entrée en stock : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
• Traitement des documents d'inspection : 1 document par commande (s'il n'y a pas de série ou lot)
• Traitement des lignes budget pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande
• Traitement des dates de planification dans les lignes projet
• Croissance estimée à 15% par an sur les volumes de transactions.
• Aucune information disponible sur la croissance des volumes de données référentielles.
• Données référentielles : informations sur les projets, les tâches projet, les commandes, les lignes de commande, les documents d'entrée en stock, les documents d'inspection, les lignes budget et les dates de planification.
• Nombre de documents ou transactions générés par période :
+ Documents d'entrée en stock : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
+ Documents d'inspection : 1 document par commande (s'il n'y a pas de série ou lot)
+ Lignes de commande : 200 lignes quotidiennes
+ Lignes budget : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
+ Dates de planification : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]

4.6. Écarts critiques et interfaces

**4.6. Écarts critiques et interfaces pour le processus "Traitement d’une livraison directe"**
• L'ajout de la fonctionnalité de contrôle qualité nécessite une adaptation du workflow standard de Business Central pour intégrer la validation de la qualité avant la livraison.
• La possibilité de bloquer les livraisons en fonction de la qualité nécessite une modification des statuts de gestion pour prendre en compte la validation de la qualité.
• Le seuil de qualité dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la livraison nécessite une intégration avec la fonctionnalité de gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée.
• Connexion nécessaire avec le système de gestion de qualité pour l'import automatique des informations de lot et la validation de la qualité.
• Interface avec le système de gestion des commandes pour prendre en compte le seuil de qualité dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la livraison.
• Délai supplémentaire pour le développement de l'interface de gestion de la qualité et de la validation de la qualité.
• Risque de non-compliancy avec les normes de qualité si la fonctionnalité de contrôle qualité n'est pas correctement intégrée.
• Risque de perte de données si l'interface de connexion avec le système de gestion de qualité n'est pas correctement configurée.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).